Le “Linee Guida sull’utilizzo delle piattaforme di conversazione per l’interazione con cittadini e stakeholder: logiche e strumenti di supporto per l’e-Governance degli enti locali” costituiscono una sorta di manuale d’uso per tutti gli operatori pubblici che interagiscono con interlocutori esterni alla propria organizzazione. L’ultimo triennio, anche per la cogenza di un fenomeno inatteso come la pandemia da Covid-19, è stato caratterizzato dal diffuso ricorso alle piattaforme digitali per organizzare, attraverso riunioni a distanza, la partecipazione di cittadini e attori pubblici e privati all’attuazione delle politiche pubbliche.

Tuttavia, come è stato dimostrata anche da un’apposita ricerca (di cui si trova un’ampia sintesi all’interno delle Linee guida stesse), le piattaforme di conversazione sono state utilizzate quasi esclusivamente come puro sostituto delle riunioni in presenza, senza sfruttare le potenzialità di supporto alla collaborazione che sono specifiche della comunicazione e degli strumenti digitali.

Per questo nell’ambito del progetto Interreg GovernaTI-VA un apposito gruppo di lavoro, formato da collaboratori del Comune di Varese, del Collegio dei Geometri e Geometri laureati della provincia di Varese, della Camera di Commercio di Varese, dell’Ufficio Territoriale Regionale di Varese e di Anci Lombardia, ha ritenuto utile mettere a disposizione dei dipendenti pubblici e degli operatori privati delle Linee Guida a supporto dell’e-governance, vale a dire della gestione dei processi di governance territoriale su base digitale.

Le Linee guida si articolano in sei capitoli:

• il cap.1 illustra le ragioni per cui sono state elaborate e le caratteristiche dello strumento, chiarendo anche il contesto specifico dell’e-governance;
• il cap.2 si focalizza sulle differenze tra comunicazione interpersonale in presenza e comunicazione digitale nello svolgimento di riunioni a distanza, fornendo alcune indicazioni su come attuare delle strategie di comunicazione efficaci, su come affrontare e ridurre la cosiddetta “zoom fatigue” e su come definire delle regole di comportamento negli incontri virtuali: è il primo passo per entrare consapevolmente in un ambiente interattivo caratterizzato da propri linguaggi e da specifici codici relazionali;
• il cap.3 fornisce un quadro delle caratteristiche delle piattaforme di conversazione più utilizzate, analizzando le molteplici funzionalità che rendono disponibili per la preparazione e la gestione delle riunioni a distanza e l’organizzazione del setting virtuale;
• il cap.4 si concentra sugli strumenti e gli applicativi di supporto allo svolgimento di incontri a distanza su piattaforma digitale per valorizzare le loro specificità a sostegno della collaborazione tra i partecipanti, fornendo alcuni esempi tra i tanti possibili di dispositivi gratuitamente fruibili sul web;
• il cap.5 analizza fase per fase tutte le attività che caratterizzano la gestione delle riunioni a distanza, cercando di evidenziare per ciascuna di esse gli elementi caratterizzanti l’ambiente virtuale e gli accorgimenti da adottare per renderle produttive e stimolanti per i partecipanti: il taglio è strettamente operativo e tiene conto degli elementi analizzati nei tre capitoli precedenti;
• il cap.6, infine, è costituito dal Glossario, che descrive i principali termini utilizzati per favorire non solo la fruizione del vademecum, ma anche per rafforzare le competenze digitali dei potenziali fruitori.

Trattando di una materia e di strumenti in continua evoluzione le Linee guida richiedono un continuo aggiornamento, anche sulla base delle esperienze di e-governance di volta in volta attuate sul campo. Per questo vanno considerate come un work in progress.

La seconda versione qui allegata è datata settembre 2022